حسابداری شغلی است که هرگز تمام نشده است. خواه در حال تهیه اظهارنامه مالیاتی باشید یا داده های گزارشگری مالی را تهیه کنید یا در پایان ماه به پایان برسید, به سختی فرصتی برای نفس کشیدن وجود دارد.
در سال 2017 میانگین تیم حسابداری گزارش داد که پایان ماه بیش از 8 روز طول می کشد.
اما زمان صرف شده در پایان ماه پایان زمان صرف شده از ارزش افزوده است. شما در حال حاضر یک لیست بی پایان از وظایف برای تکمیل دارید و روند بسته شدن توجه شما را از وظایف کسب و کار پول و تحویل بینش استراتژیک می رباید.
یک روند بسته شدن پایان ماه روشن کارایی شما را بهبود می بخشد و اشتباهات را کاهش می دهد. ما را به چگونه شما می توانید مدیریت فرایند بسته شدن خود را توسعه دریافت کنید. اما ابتدا بیایید نگاهی بیندازیم که پایان ماه چیست و مراحل دقیقی که ممکن است بردارید.
نزدیک پایان ماه است?
پایان ماه پایان مجموعه ای از اطلاعات حسابداری مالی بررسی و مصالحه سوابق هر ماه است. این یک نیاز گزارش مالی برای برخی از شرکت ها است و به مشاغل کمک می کند تا سوابق دقیق را در طول سال حفظ کنند.
مهمترین دوره بسته شدن در پایان سال مالی است. اما ردیابی مالی خوب ادامه هر روز, هفته, و ماه.
بنابراین اکثر تیم های مالی نیز هر ماه کتاب ها را می بندند و اجازه می دهند معاملات و مجلات و گزارش ها را به طور منظم بررسی کنند. این همچنین به معنای تطبیق هر دو درامد و هزینه به سوابق فیزیکی - چک کردن رسید, فاکتورها, و اسناد دیگر.
بسته به سرعت تیم حسابداری شما این روند پایان ماه می تواند بین 5 تا 10 روز طول بکشد. این بخش مهمی از سیستم مالی شرکت شما از حسابداری پایان ماه است:
کمک می کند تا به راحتی اطلاعات مالی خود را نمایش
در صورت حسابرسی سوابق خود را نگه می دارد
جلوگیری از اشتباهات حسابداری
شما را برای تشکیل پرونده مالیاتی ساده تر و ساده تر می کند
ایجاد نمایی از جایی که پول شما هر ماه می رسد و می رود شما را قادر می سازد تا تصویری واضح از هزینه های کلی کسب و کار خود ایجاد کنید. بستن پایان ماه در مواردی که هزینه به خصوص ضروری نیست و به شما کمک می کند تا هزینه های شرکت را بهینه کنید.
اما یک روند ساده تر در پایان ماه منجر به اشتباهات کمتری در کل روش حسابداری شما می شود. بنابراین انجام درست این کار هزینه دارد.
6 مرحله کلیدی برای حسابداری پایان ماه
هیچ کامل ماه پایان نزدیک چک لیست وجود دارد, از همه شرکت ها متفاوت هستند. برخی از کار با محصولات, بدین معنی که مراحل اضافی از ردیابی موجودی دارند. دیگران خدمات متمرکز, و یا عمده خرده پول نقد و هزینه های اداری به نگرانی در مورد.
به طور کلی, شش مرحله کلیدی در فرایند حسابداری پایان ماه برای راه اندازی و شرکتهای کوچک و متوسط وجود دارد:
حساب های دریافتنی
با ثبت تمام درامدهای دریافتی در طول ماه شروع کنید, خواه این از طریق پول نقد باشد, فاکتورها, وام, یا سایر درامدها. این مرحله همچنین شامل بررسی اینکه مبالغ صحیح را از مشتریان دریافت کرده اید و فاکتورهای پرداخت نشده را تعقیب می کنید.
تیم مالی شما باید یک مجله برای ثبت هر یک از این معاملات ایجاد کند.
حسابهای پرداختنی
حساب های پرداختنی پولی است که هر ماه برای خرید و قبض خرج می کنید. شما ملزم به پیگیری چقدر شما صرف کرده ام و در کدام محصولات یا خدمات, از جمله از طریق گزارش هزینه, پرداخت فاکتور, و کارت های شرکت.
سازش حساب
این مرحله در بستن ماهانه شامل تطبیق و تایید هر معامله با بانک مربوطه, فروشنده, و یا کسب و کار. این به عنوان فرایند تعهدی شناخته می شود.
دارایی های ثابت
قطعات بزرگتر از دستگاه, تکنولوژی, و دارایی های دیگر گاهی اوقات به پول نقد در دفتر خود ترجمه. این به دلیل روند استهلاک و استهلاک است که به این معنی است که ارزش این دارایی ها با گذشت زمان کاهش می یابد. از دارایی های گران قیمت هستند, شما مجاز به گسترش هزینه استهلاک در قالب هزینه به عنوان سال بروید.
ثبت هرگونه تغییر در ارزش این دارایی ها (از جمله تعمیرات یا استهلاک) برای ثابت نگه داشتن کتاب های شما و جلوگیری از جهش ناگهانی سود یا زیان مهم است.
بیانیه ها
در حال حاضر زمان برای سازماندهی صورتهای مالی بسته شدن ماهانه خود را مانند ترازنامه سود و زیان عواید و هزینه ورق است. البته اعتبارات و بدهی های شما باید ارزش خالص صفر را به عنوان موجودی حساب داشته باشند.
گزارشها و صورتهای مالی برای ارایه دیدگاه دقیق از دادههای مالی شرکت و اطلاع رسانی استراتژیهای بعدی بسیار مهم هستند.
از پیش برنامه ریزی
سرانجام, این زمان را به فکر می کنم پیش به ماه در دست و ایجاد یک طرح مالی کسب و کار برای رسیدگی به خطرات کلیدی. اگر چیزی به خصوص دستی این ماه بود, مثلا, ممکن است زمان در مورد ایجاد یک فرایند اتوماسیون فکر می کنم. 88 درصد از شرکت هایی که از اتوماسیون استفاده می کنند می توانند طی 6 روز روند بستن ماهانه را تکمیل کنند در مقایسه با تنها 40 درصد از شرکت هایی که این کار را نمی کنند.
5 نکته برای کارایی بیشتر نزدیک شدن به پایان ماه
همانطور که بحث شد کارایی حسابداری شما در پایان ماه نه تنها بینش دقیقی از وضعیت مالی شرکت شما ایجاد می کند بلکه از اشتباهات بعدی نیز جلوگیری می کند. ساده سازی روند بهتر شما را در صورت حسابرسی و برای زمانی که فصل مالیات در نهایت رول می شود (خیلی زود ممکن است اضافه کنم!).
در اینجا چگونه می توان پایان ماه را موثرتر کرد:
از الگوها و چک لیست ها استفاده کنید
تحکیم تمام معاملات در یک مکان
از داده های خود پشتیبان تهیه کنید
پیاده سازی شرکت قطع
از الگوها و چک لیست ها استفاده کنید
الگوها و چک لیست ها برای هر مرحله از فرایند ممکن است به طرز باورنکردنی مالیات دهی به نظر برسند اما می توانند تمام روزها را از روند پایان ماه شما اصلاح کنند.
مزیت اصلی استفاده از الگوها در بسته مالی شما این است که عملیات را استاندارد می کنند. ثابت شده است که ایجاد یک روش عملیاتی استاندارد باعث بهبود سرعت و دقت روند پایان ماه شما می شود.
یک شرکت نرم افزاری یک چک لیست نشانه به عنوان یک دلیل کلیدی برای موفقیت خود را در کاهش پایان ماه نزدیک از 3 هفته به فقط 3 روز نسبت داده شده است. بحث در مورد بهبود!
تحکیم معاملات
مهم است که هر دسته از معامله را در یک مکان ادغام کنید. ما در حال صحبت کردن در مورد هزینه, درامد, و بیشتر. صرف نرم افزار مدیریت با حساب های کاربری چندگانه اجازه می دهد تا تیم حسابداری خود را بررسی کنید تمام معاملات شرکت گسترده.
همچنین می توانید با برچسب ها کار کنید تا هزینه ها را به راحتی دسته بندی کرده و بصری نمایش دهید.
پشتیبان گیری از داده ها
بیایید صادق باشیم, هیچ کس نباید بر روی کاغذ تکیه این روزها. اگر راهی برای انتقال روند حسابداری خود در اینترنت پیدا نکردید زمان انعطاف پذیری فرا رسیده است. اما حتی اگر به نرمافزار حسابداری دیجیتال یا برنامههای اینترنتی دسترسی داشته باشید بسیار مهم است که از تمام مدارک خود پشتیبان تهیه کنید.
تصور کنید از دست دادن دسترسی به تمام داده های خود را, گزارش, و تجزیه و تحلیل? رخدادهایی از این دست می تواند کل روند پایان ماه را دو برابر کند و قطعا تاثیری بر سایر فرایندهای حسابداری خواهد داشت. از داده های خود با استفاده از یک سیستم مبتنی بر ابر قابل اعتماد که می تواند به طور ایمن ذخیره شود پشتیبان تهیه کنید.
ارتباط شرکت تاریخ قطع
قطع های گسترده شرکت تاریخ های خاصی در پایان هر ماه است که هر کارمند باید بداند و احترام بگذارد. اینها پایان دوره حسابداری جاری را نشان می دهند و معاملات پس از این تاریخ به ماه بعد منتقل می شوند. به عنوان مثال اگر با یک فریلنسر کار می کنید که فاکتور خود را قبل از قطع ارسال نمی کند معمولا باید منتظر بمانید تا چرخه صورتحساب بعدی پرداخت شود.
البته تیم مالی شما از این موارد استفاده می کند. اما برقراری ارتباط قطع می دهد زمان کافی برای شرکت به وظایف مانند پرداخت فاکتور خود را در حالی که همچنین تکمیل پایان ماه نزدیک است.
مدیریت هزینه را خودکار کنید
قدم شماره یک که می توانید برای سهولت زندگی در پایان ماه بردارید?
سیستم های خود را خودکار کنید.
شما می دانید که شما می توانید به عهده دریافت مجموعه بر روی کارکنان خود را به جای تعقیب هر ماه قرار داده?
مصالحه پرداخت خودکار, ساخته شده در کارت های بدهی کارمند, و مصوبات بدون درز همه می توانند با استفاده از قدرت خرج انجام شود. مشتریان می گویند که نرم افزار ما موجب صرفه جویی در حدود 4 روز ارزش کار در پایان هر ماه.
در حالی که حسابداری هرگز واقعا به پایان رسید, شما می توانید صرفه جویی در وقت خود را در پایان ماه بسته شدن فرایندهای به افزایش بهره وری و تحویل ارزش افزوده. البته, همه این نکات و ترفندها همچنین می توانید به بسته شدن پایان سال اعمال می شود و ممکن است برخی از سیستم های حسابداری دیگر خود را بهره مند شوند.
نکته مهم در اینجا این است که روند بسته شدن برای شما وقت و انرژی ارزشمندی دارد که بهتر است صرف تصمیم گیری استراتژیک شود. شما از این قدرت برای ایجاد رضایت محل کار بهتر, ایجاد پس انداز و به نوبه خود سود بالاتر. رفع روند نزدیک امروز, برای خوب.
