اگر در مورد موجودی ها سوالی دارید، با حسابداری تماس بگیرید.
موجودی یک دارایی است و در ترازنامه دانشگاه ثبت می شود. موجودی می تواند هر گونه دارایی فیزیکی، کالا یا سایر اقلام فروش باشد که برای فروش مجدد نگهداری می شوند و در تاریخ آینده فروخته می شوند. ادارات دریافت کننده درآمد (داخلی و/یا خارجی) برای فروش محصولات به مشتریان ملزم به ثبت موجودی هستند. سالانه باید یک موجودی فیزیکی انجام شود.
مراحل این فرآیند
ایجاد یک حساب عملیاتی فروش (صندوق جاری، GNDEPT)
حساب عملیاتی فروش برای ثبت فروش موجودی کالا به مشتریان، تطبیق ارزش موجودی پس از انجام موجودی فیزیکی و ثبت سایر هزینه های مربوط به فروش و بهره برداری از موجودی کالا استفاده می شود.
استفاده از کد شی موجودی (دارایی)
کد شی موجودی (دارایی) برای ثبت ارزش موجودی، تطبیق ارزش موجودی پس از انجام موجودی فیزیکی و انتقال بهای تمام شده کالاهای فروخته شده به حساب عملیاتی موجودی کالا استفاده می شود.
توجه: برای فهرست دقیق کدهای شی (به همراه نام و توضیحات) که برای ثبت و تنظیم موجودی و بهای تمام شده کالای فروخته شده استفاده می شود، به لیست کد شیء زیر مراجعه کنید.
ایجاد سیستم ردیابی موجودی
به طور کلی، واحدها باید دارای یک سیستم حسابداری موجودی باشند که خرید و فروش موجودی واحدها را ردیابی کند و به واحدها امکان محاسبه بهای تمام شده کالای فروخته شده را بدهد که باید به حساب عملیاتی منتقل شود. خریدهای موجودی در حساب عملیاتی با کد شی موجودی ثبت می شود و فروش با کد شیء فروش مناسب در حساب عملیاتی ثبت می شود. تراکنش بهای تمام شده کالای فروخته شده برای انتقال بهای تمام شده کالای فروخته شده به حساب عملیاتی استفاده می شود.
ایجاد کنترل های موجودی فیزیکی
از موجودی خود محافظت کنیدمحدود کردن دسترسی به عرضه موجودی و اجرای روش‌های دریافت و ارسال. اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان مسئول کنترل موجودی و ثبت های حسابداری در مورد محصولات و اقلام موجودی اطلاعات دارند.
هنگام بسته شدن عملیات، مناطق ذخیره سازی باید قفل شوند. اقلام گران قیمت باید با قفل هایی جدا از محل ذخیره سازی مشترک محکم شوند. موجودی را به گونه ای برچسب بزنید و ذخیره کنید که به شما امکان می دهد به راحتی به اقلام دسترسی داشته باشید و مقدار موجود را تعیین کنید. محصولات منسوخ یا آسیب دیده را جدا کرده و یادداشت کنید و ضایعات یا محصولات آسیب دیده را در برگه زباله ثبت کنید.
خرید و دریافت کالا برای فروش مجدد
کالاهای فروش مجدد از طریق فرایند سفارش خرید خریداری می شوند (مراحل خرید را دنبال کنید). هنگام دریافت کالا ، لغزش بسته بندی/دریافت باید با فاکتور و موادی که دریافت کرده اید مطابقت داشته باشد. کد شی موجودی را برای محصولات دریافت شده به فاکتورهای دریافت شده آشتی دهید.
خریدهای موجودی به عنوان شارژ (بدهی - D) در حساب عملیاتی فروش در کد شی موجودی ثبت می شود.
| شماره حساب | رمز هدف | نام کد شیء | توضیحات کد شیء و استفاده | مقدار تراکنش |
|---|---|---|---|---|
| عملیات فروش (D) | 1600 | موجودی | موجودی افزایش/کاهش (دارایی) | 100 دلار |
ضبط معاملات برای کالاهای فروخته شده
هنگام فروش کالا ، معاملات را به درستی ضبط کرده و اطمینان حاصل کنید که موارد صحیح صورتحساب و ارسال شده به مشتریان. فروش را در حساب عملیاتی فروش با کد شیء فروش مناسب ثبت کنید. هزینه موجودی کالاهای فروخته شده را با استفاده از هزینه معاملات فروخته شده به حساب عملیاتی منتقل کنید.
ضبط فروش به مشتریان داخلی
معامله را بر روی یک صورتحساب داخلی (IB) الکترونیکی به اعتبار درآمد بین بخشی در حساب عملیاتی خود پردازش کنید و هزینه بین بخشی را در حساب بخش خرید بدهی کنید. این درآمد (اعتبار - C) را به حساب عملیاتی و هزینه (بدهی - D) به حساب مشتری که موجودی دریافت می کند نشان می دهد.
| شماره حساب | رمز هدف | نام شیء | توضیحات کد شیء و استفاده | مقدار تراکنش |
|---|---|---|---|---|
| عملیات فروش (C) | 4020 | درآمدهای متفرقه | ثبت درآمد داخلی | 150 دلار |
| مشتریان (D) | 6015 | Interpept - هزینه فروش | رکورد هزینه فروش | 150 دلار |
ضبط فروش به مشتریان خارجی
هنگام فروش موجودی به یک نهاد غیر کورنل یا فرد برای پول نقد/چک ، آن را در حساب عملیاتی خود با اعتبار (ج) به مالیات فروش و درآمد خارجی و بدهی (د) به پول نقد ثبت کنید. هنگام فروش موجودی و ضبط حساب های دریافتنی ، از کد شیء دریافتنی حساب استفاده کنید.
| شماره حساب | رمز هدف | نام شیء | توضیحات کد شیء و استفاده | مقدار تراکنش |
|---|---|---|---|---|
| عملیات فروش (C) | 4010 | درآمد - فروش کالا | فروش خارجی را ثبت کنید | 150 دلار |
| کد شیء مالیات بر فروش (ج) | 2025 | بدهی ها - مالیات | مالیات فروش را ثبت کنید | 12 دلار |
| شماره حساب | رمز هدف | نام شیء | توضیحات کد شیء و استفاده | مقدار تراکنش |
|---|---|---|---|---|
| عملیات فروش (C) | 4010 | درآمد - فروش کالا | فروش خارجی را ثبت کنید | 150 دلار |
| کد شیء مالیات بر فروش (ج) | 2025 | بدهی ها - مالیات | مالیات فروش را ثبت کنید | 12 دلار |
| حساب های دریافتنی (D) | 1200 | حساب های دریافتنی | حساب های دریافتنی حساب | 162 دلار |
محاسبه و ضبط هزینه کالاهای فروخته شده
هزینه کالاهای فروخته شده ارزش (هزینه) آنچه شما فروخته اید و به شرح زیر محاسبه می شود:
آغاز موجودی + خریدها - پایان دادن به موجودی = هزینه کالاهای فروخته شده
سود تفاوت بین فروش و هزینه است و به شرح زیر محاسبه می شود:
فروش - هزینه کالاهای فروخته شده = سود ناخالص
دوره زمانی برای انجام این محاسبات باید یکسان باشد. محاسبات بسته به حجم معاملات شما می تواند هفتگی ، ماهانه ، سه ماهه یا سالانه انجام شود. با این حال ، تمام معاملات باید تا 30 ژوئن انجام شود.
هزینه کالاهای فروخته شده را با کاهش (ج) کد شیء موجودی برای محصولات فروخته شده و شارژ (د) هزینه کالاهای موجود کد شیء در حساب عملیاتی ثبت کنید.
| شماره حساب | رمز هدف | نام شیء | توضیحات کد شیء و استفاده | مقدار تراکنش |
|---|---|---|---|---|
| کد شیء موجودی (ج) | 1600 | موجودی | موجودی افزایش/کاهش (دارایی) | 100 دلار |
| هزینه کالاهای فروخته شده (D) | 6010 | هزینه فروش - دیگر | رکورد هزینه فروش | 100 دلار |
انجام موجودی فیزیکی
یک موجودی فیزیکی باید سالانه انجام شود. انجام یک موجودی فیزیکی دقیق یک مؤلفه حیاتی برای ایجاد یک ترازنامه دقیق و تلفیقی در سطح دانشگاه است. نتایج موجودی فیزیکی به طور مستقیم بر هزینه واحد کالاهای فروخته شده ، درآمد و سود و در نهایت اطلاعات ارائه شده در صورتهای مالی دانشگاه تأثیر می گذارد.
- عملیات دریافت و حمل و نقل را در حین موجودی فیزیکی به حالت تعلیق درآورد.
- برای ایجاد شمارش از ورق های ردیابی موجودی استفاده کنید.
- موجودی فیزیکی را با حداقل دو نفر انجام دهید. شخص سوم می تواند برگه های موجودی را بررسی کند.
- مواردی را شامل می شود که تعداد صفر دارند.
- موارد منسوخ یا آسیب دیده یا مواردی را که فروخته شده اند اما حمل نشده یا دریافت نشده اند اما ثبت نشده اند ، شامل نمی شوند.
- مواردی را که آنها را حساب می کنید علامت گذاری کنید ، به طوری که آنها را دو بار حساب نکنید.
پس از اتمام موجودی فیزیکی ، ورودی های تنظیم شده را به دفترچه عمومی ضبط کنید. یک نسخه الکترونیکی از موجودی فیزیکی را به همراه آشتی موجودی فیزیکی تکمیل کنید و این نسخه ها را برای حسابرسان داخلی و/یا خارجی در دسترس نگه دارید.
تنظیم تعادل موجودی لجر عمومی
پس از هر موجودی فیزیکی ، تعادل موجودی لجر عمومی را با تعادل موجودی "واقعی" فیزیکی تنظیم کنید. سیستم ردیابی موجودی شما باید تعادل کتاب موجودی را ردیابی کند.
تصحیح کمبود موجودی
کمبود موجودی زمانی اتفاق می افتد که موارد کمتری در دست داشته باشد تا سوابق شما نشان می دهد ، و یا از طریق هزینه کالاهای فروخته شده به اندازه کافی به حساب عملیاتی پرداخت نکرده اید.
برای اصلاح کمبود ، کاهش (ج) تعادل موجود در کد موجودی موجودی و افزایش (د) موجودی بیش از/کد شیء کوتاه در حساب عملیاتی فروش.
| شماره حساب | رمز هدف | نام شیء | توضیحات کد شیء و استفاده | مقدار تراکنش |
|---|---|---|---|---|
| کد شیء موجودی (ج) | 1600 | موجودی | موجودی افزایش/کاهش (دارایی) | 10 دلار |
| Invبیش از/کد شیء کوتاه (D) | 6405 | بیش از/کوتاه - موجودی | موجودی را تنظیم کنید | 10 دلار |
موارد زیر را برای کاهش احتمال کمبود موجودی در نظر بگیرید:
- چه اتفاقی افتاد که ارزش موجودی فیزیکی را کمتر از موجودی کتاب کند؟
- وقتی موارد دریافت و ضبط شد ، آیا ارزش آنها کمتر از ثبت شده بود؟
- وقتی کالاها فروخته شدند/حمل شدند ، آیا ارزش آنها بیشتر از ثبت شده بود؟
- آیا این احتمال وجود دارد که این خطا به دلیل سرقت کارمندان رخ داده باشد؟
تصحیح بیش از حد موجودی
بیش از حد موجودی هنگامی اتفاق می افتد که موارد بیشتری در دست وجود داشته باشد تا سوابق شما نشان می دهد ، و شما بیش از حد از طریق هزینه کالاهای فروخته شده به حساب عملیاتی پرداخت کرده اید.
برای تصحیح بیش از حد ، افزایش (د) تعادل موجود در کد موجودی موجودی و کاهش (c) موجودی بیش از/کد شیء کوتاه در حساب عملیاتی فروش.
| شماره حساب | رمز هدف | نام شیء | توضیحات کد شیء و استفاده | مقدار تراکنش |
|---|---|---|---|---|
| کد شی موجودی (D) | 1600 | موجودی | موجودی افزایش/کاهش (دارایی) | 10 دلار |
| Invبیش از/کد شیء کوتاه (C) | 6405 | بیش از/کوتاه - موجودی | موجودی را تنظیم کنید | 10 دلار |
موارد زیر را در نظر بگیرید تا احتمال افزایش بیش از حد موجودی را کاهش دهید:
- چه اتفاقی افتاد که ارزش موجودی فیزیکی بیشتر از موجودی کتاب باشد؟
- وقتی موارد دریافت و ضبط شد ، آیا ارزش آنها بیشتر از ثبت شده بود؟
- وقتی کالاهای فروخته شده و حمل می شدند ، آیا ارزش آنها کمتر از ثبت شده بود؟
ضبط کاهش ارزش موجودی
کاهش ارزش موجودی کاهش می یابد (ج) کد شیء موجودی برای کاهش ارزش کالاهایی که به مرور زمان فروخته نمی شوند و افزایش می یابد (د) هزینه کالاهای موجود کد شیء در حساب عملیاتی فروش.
