اظهارات سیاست دستورالعمل ها هستند و درک آنها باید دشوار باشد. باید از سیاست های طولانی و بیش از حد جلوگیری شود. خط مشی خرید دستورالعمل ها و جهت را در دسته های زیر ارائه می دهد. تعریف می کند:
(الف) قوانین خرید (ب) رفتار پرسنل خرید (ج) اهداف تجاری اجتماعی و اقلیت (د) مسائل عملیاتی
- اهداف و کارکردهای بخش خرید صنعتی
- مدیریت خرید |تعریف ، اهداف ، سیاست ها
این روش توالی مراحل منتهی به اتمام یک کار خاص مشخص شده را توصیف می کند. روش خرید شامل مراحل زیر است که در شکل نشان داده شده است.
روش خرید
1. شناخت نیاز:
شروع روش با تشخیص نیاز توسط بخش نیازمند آغاز می شود. تقاضا به بخش خرید در فرم مورد نیاز خرید تجویز شده توسط شخص مجاز یا مستقیم یا از طریق بخش فروشگاه ها ارائه می شود. نیاز خرید به وضوح جزئیات ، از جمله مشخصات مواد ، کیفیت و کمیت ، تأمین کننده پیشنهادی و غیره را مشخص می کند. وادبه طور کلی ، مدیران سطح شرکت ها امضا کنندگان مجاز به چنین خواسته هایی هستند. چنین خریدهایی توسط هیئت مدیره تأیید می شود. مرجع تصویب در مورد نیازهای لازم انجام می شود و نسخه ای از الزامات به منظور برنامه ریزی و بودجه کلی به دبیر ارسال می شود.
2. انتخاب تأمین کننده:
فرآیند انتخاب تامین کننده شامل دو جنبه اساسی است: جستجو برای همه منابع ممکن و فهرست کوتاه از منابع شناسایی شده. اطلاعات کامل در مورد تامین کننده از منابع مختلف مانند دایرکتوری های تجاری، تبلیغات در مجلات تجاری، ارسال مستقیم از طریق پست توسط تامین کنندگان، مصاحبه با تامین کنندگان، فروشندگان، پیشنهادات همکاران تجاری، بازدید از نمایشگاه تجاری، شرکت در کنوانسیون صنایع، در دسترس است. شناسایی منابع بیشتر و بیشتر به انتخاب تامین کننده بهتر و اقتصادی کمک می کند. باید توجه داشت که پیشنهاد کم همیشه بهترین پیشنهاد دهنده نیست. وقتی همه چیز به جز قیمت برابر باشد، پیشنهاد دهنده پایین انتخاب می شود. ملاحظات مهم در انتخاب قیمت، توانایی تامین کمیت مورد نیاز، حفظ استانداردهای کیفی، وضعیت مالی و غیره می باشد. لازم به ذکر است که برای انواع خریدها نیازی به این روند نیست. برای سفارشات تکراری و برای خرید اقلام کم ارزش و کم، معمولا تامین کنندگان قبلی با سوابق خوب ترجیح داده می شوند.
3. ثبت سفارش:
پس از انتخاب تامین کننده، مرحله بعدی ثبت سفارش خرید است. سفارش خرید نامه ای است که به تامین کننده ارسال می شود تا مواد مذکور را تامین کند. حداقل شش نسخه از سفارش خرید توسط قسمت خرید تهیه می شود و هر نسخه به طور جداگانه توسط مسئول خرید امضا می شود. از این نسخه‌ها، هر کدام یک نسخه به فروشگاه‌دار، تأمین‌کننده، بخش حساب‌ها، بخش بازرسی و به بخش ثبت‌کننده درخواست ارسال می‌شود و یک نسخه برای ثبت در بخش خرید نگهداری می‌شود.
4. پیگیری سفارش:
هر جا که هزینه ها و خطرات ناشی از تاخیر در تحویل مواد بیشتر از هزینه فرآیند پیگیری باشد، روش پیگیری باید به کار گرفته شود، رویه پیگیری تلاش می کند تا ببیند سفارش خرید توسط تامین کننده و تحویل تایید شده است. وعده داده شده است. همچنین لازم است سفارشات معوقه در فواصل زمانی معین بررسی شود و در صورت نیاز با تامین کننده ارتباط برقرار شود. به طور کلی، یک اصرار معمول با ارسال یک کارت پستال چاپ شده یا نامه ای بخشنامه ای برای تامین کننده ایجاد می شود که از او می خواهد تأیید کند که تحویل در راه است یا طبق توافق انجام خواهد شد. در صورت عدم پاسخ یا پاسخ رضایت بخش، تامین کننده ممکن است از طریق نامه شخصی، تلفن، تلگرام و یا حتی بازدید شخصی با وی تماس بگیرد.
5. دریافت و بازرسی مواد:
بخش دریافت کننده مواد عرضه شده توسط فروشنده را دریافت می کند. تعداد بررسی شده و با سفارش خرید محاسبه می شود. دریافت مواد بر روی برگه‌ها یا فرم‌هایی که به‌طور خاص طراحی شده‌اند، ثبت می‌شود که نام فروشنده و شماره سفارش خرید را نیز مشخص می‌کند. همچنین هرگونه مغایرت، وضعیت آسیب دیده محموله یا پایین بودن مواد را ثبت می کند. واحد خرید بلافاصله از دریافت مواد مطلع می شود. معمولاً یک نسخه از برگه دریافتی به بخش خرید ارسال می شود.
6. پرداخت فاکتور:
هنگامی که کالا در شرایط رضایت بخش دریافت می شود، فاکتور قبل از تایید پرداخت بررسی می شود. فاکتور بررسی می شود تا ببینیم کالاها به درستی مجاز به خرید هستند، به درستی سفارش داده شده اند، طبق شرایط توافق شده قیمت گذاری شده اند، کمیت و کیفیت سفارش را تایید می کند، محاسبات از نظر حسابی درست است و غیره.
7. نگهداری سوابق:
نگهداری سوابق بخش مهمی از عملکرد خرید کارآمد است. در بنگاه های صنعتی، بیشتر خریدها به صورت سفارشات تکراری است و از این رو سوابق گذشته راهنمای خوبی برای اقدام آینده است. آنها برای تصمیم گیری در مورد زمان خرید و در انتخاب بهترین منبع تامین بسیار مفید هستند.
8. حفظ روابط فروشنده:
کوانتومی و فراوانی تراکنش‌ها با تامین‌کنندگان کلیدی یکسان، بستری را برای بخش خرید فراهم می‌کند تا روابط خوبی با آنها برقرار و حفظ کند. روابط خوب اعتماد و اطمینان متقابل را در طول زمان ایجاد می کند که برای هر دو طرف مفید است. کارایی بخش خرید را می توان با میزان سرقفلی که با تامین کنندگان خود دارد اندازه گیری کرد.
