نرم افزار مدیریت مالی به بخش مهمی از هر سازمان تبدیل می شود. این به شرکت ها کمک می کند تا تجارت خود را از حسابداری گرفته تا مدیریت پروژه و برنامه ریزی استراتژیک عمیق تر و درک کنند. هنگامی که سیستم مدیریت مالی نقص عملکرد دارد ، عواقب آن بر سودآوری و موفقیت سازمان تأثیر منفی خواهد گذاشت.
"نرم افزاری دریافت کنید که شما را قادر می سازد ، نه شما را کنترل می کند"
بنابراین ، این که آیا شما تصمیم به اتخاذ یک سیستم مدیریت مالی دارید و چه در حال حاضر یکی از آنها را داشته باشید ، سه زمینه وجود دارد که باید در نظر بگیرید تا بتوانید کارآیی آن را آزمایش کنید. گزارش ، ادغام سیستم ها و عملکرد.
گزارش نویسی
تهیه گزارش مالی از ضایعات کاغذ یا صفحات گسترده به هیچ وجه سرگرم کننده نیست. چرا انجام این کار دشوار است؟اکنون به روند گزارشگری فعلی خود ، که در آن اطلاعات مالی و معاملات در چندین سیستم ثبت شده است ، نگاهی بیندازید. در فرآیند ایجاد یک گزارش ، داده های سیستم های مختلف باید جمع آوری و در یک تلفیقی استخراج و تجزیه و تحلیل شوند. این مراحل بسیار پیچیده است و به راحتی می تواند باعث ایجاد خطاهای ورود داده ها و اطلاعات بی معنی شود ، به خصوص اگر در صفحه گسترده مجدداً وارد شود. بنابراین ، گزارش های تولید شده به صورت دستی معمولاً دیدگاه روشنی از عملکرد کسب و کار ارائه نمی دهند بلکه یک آشفتگی اطلاعات گیج کننده است ، که برای تصمیم گیری بی فایده است زیرا به طور معمول دارای خطا است و تا زمانی که به هر حال خیلی دیر شده است.
راه حل: آنچه شما نیاز دارید یک راه حل نرم افزاری مالی است که به شما امکان می دهد داده ها را به سرعت و به راحتی وارد کنید. داده ها را می توان از منابع/سیستم های مختلفی تهیه کرد و به طور خودکار به اطلاعات مربوطه و کامل مالی تبدیل شد. این فعالیت باید نسبتاً آسان باشد و به پشتیبانی فنی محدود نیاز داشته باشد. برخی از ویژگی های خاص در یک نرم افزار مالی وجود دارد که باید به دنبال آن باشید:
- امکان تولید گزارش های با کیفیت در زمان واقعی.
- امکان تولید انواع مختلف گزارش در مورد تقاضا.
- امکان تجسم داده ها.
- امکان ارائه تجزیه و تحلیل چه چیزی.
- امکان سازگاری با تغییرات در ساختار تجاری ، بدون تغییر.
- امکان جمع آوری داده ها از چندین منبع به طور خودکار.
- پشتیبانی کمتری از تیم IT مورد نیاز است.
ادغام سیستم
به طور معمول نرم افزار مالی شما نمی تواند تمام عملکردهای لازم را برای کاربران فراهم کند، بنابراین آنها تمایل دارند چندین نرم افزار نرم افزاری را اضافه کنند تا سیستم یکپارچه مطلوب خود را ایجاد کنند. با این حال، چیزی که معمولاً فاقد آن هستند، پلتفرمی است که بتواند چندین سیستم را به طور همزمان یکپارچه کند. به عنوان مثال، برخی از برنامه های کاربردی مانند حسابداری یا منابع انسانی به پلتفرم های پرهزینه ای برای اجرا و نگهداری نیاز دارند و مشکل این است که این پلت فرم ها نمی توانند با یکدیگر ادغام شوند. بنابراین، هنگامی که آنها را به عنوان سیستم های مستقل نگهداری می کنید، یکپارچه سازی باید با ورود دستی انجام شود که زمان بر و پرهزینه است. مهمتر از آن، این سیستم ها اغلب اطلاعات اشتباهی را به دلیل تکرار و تکه تکه شدن داده ها تولید می کنند.
راه‌حل: اگر نمی‌توانید سیستمی را انتخاب کنید که طیف وسیعی از عملکردها را ارائه می‌دهد، باید به دنبال سیستمی باشید که به عنوان یک پلتفرم واحد عمل می‌کند و به چندین برنامه اجازه می‌دهد تا به راحتی با یکدیگر ادغام شوند. به طور مفصل، یک نرم افزار مالی که می تواند چندین سیستم را ادغام کند باید به شرح زیر باشد:
- سیستمی که می تواند برنامه ها/سیستم های مختلف را در یک پلتفرم میزبانی کند.
- سیستمی که می تواند داده ها را از چندین منبع ادغام کند، تکثیر و تکه تکه شدن داده ها را کاهش دهد.
- سیستمی که به اندازه کافی منعطف است که اجازه نمی دهد هیچ داده ای در خارج از آن ذخیره شود.
- سیستمی که بتواند نیازهای یک صنعت خاص را برآورده کند.
عملکرد
در مورد سیستم مالی مطلوب خود و مشکلاتی که در تلاش برای حل آنها هستید یا مسائل احتمالی که ممکن است در آینده با آنها دست و پنجه نرم کنید فکر کنید. بیشتر مردم فقط به دنبال این هستند که سیستم به مشکلات فعلی رسیدگی کند اما نیازهای بلندمدت خود را فراموش می کند. از آنجایی که این سیستم های مالی بسیار ارزان تر از سایرین هستند، بسیاری از سازمان ها آنها را خریداری می کنند که دارای ماژول ها و عملکرد بسیار محدودی هستند. به طور سنتی، نرم افزار مالی دارای عملکرد حسابداری اساسی است که میزان اطلاعات قابل بازیابی و پردازش توسط کاربران را کاهش می دهد، به این معنی که داده های به دست آمده ممکن است ناکافی، نادرست یا ثابت باشند. در عمل، چندین شرکت سعی می کنند با ذخیره سازی اطلاعات در زیر سیستم ها، ورودی اطلاعات را کوتاه کنند. از آنجایی که این سیستم به طور کامل در سیستم های مالی اصلی ادغام نشده است، معمولا باعث نوسان و تکرار داده ها می شود.
راه‌حل: راه‌حل‌های نرم‌افزاری زیادی در بازار وجود دارد که طیف وسیعی از ماژول‌ها و عملکردها را ارائه می‌کنند که می‌توانند به راحتی پیکربندی شوند تا نیازهای مختلف را برآورده کنند. برخی از ویژگی های خاص یک سیستم مالی کاملاً کاربردی عبارتند از:
- جدا از ماژول های اساسی مانند Ledger عمومی ، حساب های قابل پرداخت ، حساب های دریافتنی و خرید ، می تواند کارکردهایی مانند هزینه پروژه یا شغل ، موجودی ، دارایی های ثابت ، حقوق و دستمزد ، منابع انسانی ، گزارشگری مالی و تجزیه و تحلیل / هوش تجاری داشته باشد.
- انعطاف پذیری برای سازگاری با تغییرات در یک مدل تجاری بدون هیچ گونه تأثیر در ساختار سازمانی ، هدف و مدل تجاری.
هنگام انتخاب نرم افزار مالی ، در نظر گرفتن 3 ویژگی ذکر شده در بالا به منظور کمک به افزایش انعطاف پذیری و کارآیی گزارش بسیار مهم است. نرم افزار مالی که شما انتخاب می کنید باید مجموعه کاملی از ماژول ها را با کارکردهای گسترده تری که به تجارت شما نیاز دارد ارائه دهد و قادر به ارائه فناوری باز برای ادغام بهتر با سایر سیستم های مرتبط باشد.
وبلاگ بعدی ما را بخوانید تا هنگام انتخاب سیستم حسابداری مالی مناسب ، معیارهای بیشتری را در نظر بگیرید! یا تصویر سفید کامل ما در مورد سیستم حسابداری مالی را از اینجا بارگیری کنید!< SPAN> جدا از ماژول های اساسی مانند Ledger General ، حساب های قابل پرداخت ، حساب های دریافتنی و خرید ، می تواند عملکردی مانند پروژه یا هزینه شغلی ، موجودی ، دارایی های ثابت ، حقوق و دستمزد ، منابع انسانی ، گزارشگری مالی و تجزیه و تحلیل / هوش تجاری داشته باشد.
